Den Großteil der notwendigen Dokumente können wir nur über die zuständigen Bauämter oder ggf. die Hausverwaltungen beziehen. Leider ist der Digitalisierungsgrad hier oft noch sehr schwach ausgeprägt. Die Dokumente liegen meistens in Archiven ab und müssen händisch von den dortigen Mitarbeitenden herausgesucht werden. Solche Vorgänge können oftmals nur per Antrag ausgelöst werden und sind, je nach Amt, mit unterschiedlich langen Wartezeiten verbunden.
Mit Blick auf die Hausverwaltungen ist es meist enorm hilfreich, wenn die Anfrage direkt über den Eigentümer erfolgt. Wir haben zu diesem Zweck eine E-Mail-Vorlage angelegt, die Sie ganz einfach kopieren können.
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Die Vorlage sieht wie folgt aus:
Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Name ist Name des Verkäufers und ich bin Eigentümer oder Eigentümerin der durch Sie verwalteten Wohneinheit in der WEG Adresse der Immobilie angeben.
Ich habe die Absicht meine Immobilie zu verkaufen und benötige hierfür noch einige Unterlagen, die mir bedauerlicherweise nicht mehr vorliegen. Aus diesem Grund möchte ich Sie mit diesem Schreiben bitten, mir folgende Dokumente per E-Mail zukommen zu lassen:
- Gültiger Energieausweis
- Messprotokoll für Feuerstätten (Schornsteinfegerprotokoll)
- Wohnflächenberechnung
- Grundriss (bemaßt und/oder unbemaßt)
- Ansichten & Schnitte
- Aktueller Wirtschaftsplan
- Hausgeldabrechnungen (im Idealfall der letzten 3 Jahre)
- Modernisierungsaufstellung
- Beschlusssammlung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen (im Idealfall die letzten 3)
- Nachweis Gebäudeversicherung
- Baubeschreibung
- Mängelliste Gebäude
- Verwaltervertrag
Falls die Immobilie vermietet ist, können zudem noch die folgenden Dokumente angefragt werden:
- Aktueller Mietvertrag nebst Mieterhöhungsverlangen
- Mieterkontaktdaten
- Betriebskostenabrechnungen (im Idealfall der letzten 3 Jahre)
Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung sowie die Zusendung der angefragten Dokumente als Antwort auf diese E-Mail / per E-Mail an xx@xx.xx
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
Name des Verkäufers