Das Einholen der Dokumente bei Ämtern und Hausverwaltungen ist nur in geringem Maße beeinflussbar. Dokumente bekommen wir am schnellsten, wenn wir keine Anfragen bei Ämtern, Behörden und Verwaltungen stellen müssen.
Dafür sind Sie bzw. Ihre abgelegten Dokumente aus Zeiten des Immobilienbaus oder -kaufs unsere wichtigste Quelle. Alle Unterlagen, die bei Ämtern und Hausverwaltungen archiviert sind, liegen Ihnen in der Regel auch vor. Idealerweise durchforsten Sie noch einmal Ihre persönliche Ablage und stellen uns möglichst viele der benötigten Dokumente (siehe Checkliste) zeitnah zur Verfügung.
Sollten Ihnen Dokumente fehlen, hilft meist eine schnelle Anfrage bei der Hausverwaltung. Nutzen Sie dafür gerne unsere E-Mail-Textvorlage. Auch unsere Makler vor Ort stehen selbstverständlich gerne beratend zur Seite.
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Die Vorlage sieht wie folgt aus:
Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Name ist Name des Verkäufers und ich bin Eigentümer oder Eigentümerin der durch Sie verwalteten Wohneinheit in der WEG Adresse der Immobilie angeben.
Ich habe die Absicht meine Immobilie zu verkaufen und benötige hierfür noch einige Unterlagen, die mir bedauerlicherweise nicht mehr vorliegen. Aus diesem Grund möchte ich Sie mit diesem Schreiben bitten, mir folgende Dokumente per E-Mail zukommen zu lassen:
- Gültiger Energieausweis
- Messprotokoll für Feuerstätten (Schornsteinfegerprotokoll)
- Wohnflächenberechnung
- Grundriss (bemaßt und/oder unbemaßt)
- Ansichten & Schnitte
- Aktueller Wirtschaftsplan
- Hausgeldabrechnungen (im Idealfall der letzten 3 Jahre)
- Modernisierungsaufstellung
- Beschlusssammlung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen (im Idealfall die letzten 3)
- Nachweis Gebäudeversicherung
- Baubeschreibung
- Mängelliste Gebäude
- Verwaltervertrag
Falls die Immobilie vermietet ist, können zudem noch die folgenden Dokumente angefragt werden:
- Aktueller Mietvertrag nebst Mieterhöhungsverlangen
- Mieterkontaktdaten
- Betriebskostenabrechnungen (im Idealfall der letzten 3 Jahre)
Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung sowie die Zusendung der angefragten Dokumente als Antwort auf diese E-Mail / per E-Mail an xx@xx.xx
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
Name des Verkäufers